Klauzula informacyjna do „Ankiety członka PTTK dla potrzeb wykonywania prawa wyborczego”

Załącznik nr 2 do Ordynacji Wyborczej

Klauzula informacyjna

do „Ankiety członka PTTK dla potrzeb wykonywania prawa wyborczego”

1. Czynne prawo wyborcze

W związku z wykonywaniem czynnego prawa wyborczego na walnych zebraniach kół/klubów, zjazdach oddziałów, regionalnych konferencjach oddziałów PTTK, zgromadzeniach przedstawicieli oddziałów PTTK oraz na zjazdach PTTK wykorzystujemy dane osobowe Koleżanki/Kolegi obejmujące m.in. informacje o pracy w PTTK, sprawowanych funkcjach oraz o opłaceniu składki członkowskiej, a także adres do korespondencji i adres email.

Wykorzystujemy te dane osobowe w celu:

• dokonania wyboru delegatów na odpowiednie zjazdy, konferencje,
• sporządzenia listy uczestników zebrania, konferencji, zgromadzenia, zjazdu z głosem decydującym,
• doręczenia pisemnych informacji o miejscu zebrania, konferencji, zgromadzenia, zjazdu, proponowanym porządku obrad, sprawozdań, materiałów zjazdowych i wnoszonych projektów uchwał,
• doręczenia dokumentów, które powinny być doręczone przed terminem obrad,
• nawiązania kontaktu w sprawach objętych porządkiem obrad, w tym prowadzenie konsultacji i uzgodnień dotyczących materiałów i wnoszonych projektów uchwał,
• dokonania wyboru protokolanta lub protokolantów, członków komisji wyborczej, uchwał i wniosków oraz członków komisji skrutacyjnej,
• ustalenia i ogłoszenia wyników głosowania podczas zebrań, konferencji, zjazdów, zgromadzeń,
• rozpatrzenia i rozstrzygnięcia o wnioskach w sprawie unieważnienia wyborów i uchwał zebrań, konferencji, zjazdów, zgromadzeń.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest niezbędność do realizacji praw i obowiązków członkowskich wynikających z przystąpienia do PTTK (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - Dz. Urz. UE L 119), w tym czynnego prawa wyborczego.

2. Wykonywanie biernego prawa wyborczego

• Przetwarzamy dane osobowe Koleżanki/ Kolegi obejmujące informacje o przebiegu pracy w PTTK, opłaceniu składki członkowskiej, braku skazania prawomocnym wyrokiem za przestępstwo lub przestępstwo skarbowe popełnione z winy umyślnej oraz inne dane, których zakres zależy od funkcji, o którą się Koleżanka/ Kolega ubiega. Wykorzystujemy te dane osobowe w celu weryfikacji przysługującego kandydatom do władz PTTK biernego prawa wyborczego oraz zapewnienia zgodnej z postanowieniami Statutu obsady tych władz. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest niezbędność do realizacji praw i obowiązków wynikających z przystąpienia do PTTK (art. 6 ust. 1 lit. b f RODO), w tym biernego prawa wyborczego.
• Wykorzystujemy dane osobowe Koleżanki/ Kolegi obejmujące informacje o braku skazania prawomocnym wyrokiem za przestępstwo lub przestępstwo skarbowe popełnione z winy umyślnej w celu zapewnienia zgodnej z prawem obsady organu zarządzającego oraz organu kontroli lub nadzoru w organizacji pożytku publicznego. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest obowiązek prawny ciążący na stowarzyszeniu na podstawie art. 20 ust. 1 pkt. 4 i 5 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

3. Sprawowanie funkcji pochodzącej z wyboru

• Jeżeli Koleżanka/ Kolega zostanie wybrana/ wybrany na funkcję członka władz naczelnych PTTK, władz oddziałów, władz kół i klubów, władz jednostek regionalnych (zwanych dalej władzami PTTK) będziemy przetwarzać dane osobowe Koleżanki/ Kolegi dotyczące sposobu pełnienia powierzonej funkcji, w tym dane zawarte w protokołach posiedzeń, podjętych uchwałach, decyzjach, w sprawozdaniach z działalności władz PTTK oraz w treści korespondencji służbowej. Dane te będą wykorzystywane w celach:
• organizacji pracy władz PTTK, w tym informowania o miejscu i terminie posiedzeń oraz o innych sprawach związanych z bieżącymi pracami,
• protokołowania czynności władz, w tym przebiegu posiedzeń władz PTTK oraz prowadzenie dokumentacji bieżących prac,
• zapewnienia wykonania podjętych rozstrzygnięć władz, w tym ogłaszanie uchwał, decyzji.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest niezbędność do realizacji praw i obowiązków członków władz, wynikających z przystąpienia do PTTK oraz z objęcia funkcji pochodzącej z wyboru (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w tym obowiązku realizacji statutowych zadań poszczególnych władz.

• Ponadto te dane osobowe przetwarzane będą w celach:
• sprawowania nadzoru nad legalnością, rzetelnością, gospodarnością i celowością działania władz oraz ocena pracy członków władz, w tym podjęcie rozstrzygnięcia w sprawie absolutorium,
• rozpowszechniania informacji o członkach władz, w tym ich danych kontaktowych,
• zapewnienie ciągłości działania pomimo zmian składu osobowego władz.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest prawnie uzasadniony interes (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Polega on na:

• zapewnieniu rzetelności, gospodarności i celowości działalności władz, a także zgodności tej działalności ze Statutem i przepisami prawa,
• zapewnieniu łatwej dostępności i dyspozycyjności członków władz oraz na zapewnieniu ciągłości działania.
• Ponadto te dane osobowe przetwarzane będą w celu ewidencjonowania, przechowywania i ochrony dokumentacji wytworzonej w toku pracy władz, stanowiącej źródło informacji o wartości historycznej o działalności PTTK. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest obowiązek prawny ciążący na organizacji społecznej na mocy przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Jeżeli Koleżanka/Kolega zostanie wybrana/wybrany na funkcję członka organu uprawnionego do reprezentacji PTTK (Zarząd Główny PTTK)/ Oddziału (Zarząd Oddziału) lub organu nadzoru PTTK (Główna Komisja Rewizyjna PTTK), Oddziału (Komisja Rewizyjna Oddziału) lub odpowiednich władz jednostek regionalnych PTTK z osobowością prawną będziemy przetwarzać dane osobowe obejmujące imię, nazwisko, numer PESEL oraz informację o pełnionej funkcji w organie reprezentującym.

Te dane osobowe przetwarzane będą w celu ich ujawnienia w rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest obowiązek prawny ciążący na stowarzyszeniu/ terenowej jednostce organizacyjnej stowarzyszenia na mocy przepisów ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

• Ujawniamy dane osobowe Koleżanki/Kolegi właściwym sądom rejestrowym prowadzącym rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, a także innym władzom publicznym uprawnionym do uzyskania tych danych w związku z prowadzonymi postępowaniami.
• Ponadto w związku z nadzorem sprawowanym przez władze naczelne PTTK ujawniamy im dane osobowe Koleżanki/ Kolegi.
• Dane osobowe Koleżanki/ Kolegi związane z wykonywaniem czynnego prawa wyborczego przechowujemy do czasu prawomocnego ustalenia wyników wyborów.
• W przypadku niewybrania na funkcję we władzach PTTK przechowujemy dane osobowe Koleżanki/ Kolegi do czasu prawomocnego ustalenia wyników wyborów.
• W przypadku wybrania na funkcję we władzach PTTK przechowujemy dane osobowe Koleżanki/ Kolegi:
• zawarte w materiałach archiwalnych – do czasu trwałego zaprzestania działalności przez PTTK, zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
• zawarte w pozostałych dokumentach wytworzonych w toku pracy władz PTTK – przez 3 lata od zakończenia pełnienia powierzonej funkcji,
• zawarte w dokumentach wytworzonych w toku pracy władz PTTK dotyczących bieżących zagadnień i mających znaczenie jedynie dla zapewnienia ciągłości działania PTTK – przez 1 rok od zakończenia pełnienia powierzonej funkcji.